Com triar software de gestió per al teu negoci
Triar el millor software de gestió per a pimes pot semblar, d’entrada, una missió impossible. Tot i així, quan coneixes les teves necessitats, a més a més, defineixes els objectius i, al mateix temps, entens les diferències entre opcions cloud i on-premise, el camí es fa molt més clar.
Per aquest motiu, en aquest article t’explico la meva pròpia experiència i el que he après ajudant altres negocis a digitalitzar-se amb èxit.
Taula de continguts
Per què és tan important el software de gestió per a pimes?
En primer lloc, perquè centralitza processos. Fins fa poc, havíem de gestionar les vendes, la comptabilitat i l’inventari amb eines separades. Ara bé, gràcies a un bon software de gestió per a pimes, tot es pot fer des d’un sol lloc. Per tant, això no només estalvia temps, sinó que, igualment, redueix errors humans i, conseqüentment, millora la coordinació interna. A més a més, permet escalar el negoci sense col·lapsar l’estructura.
D’altra banda, el control sobre les dades és absolutament fonamental. Amb aquesta finalitat, cal comptar amb les eines adequades, ja que així és molt més fàcil prendre decisions basades en dades reals, i no en suposicions. En resum, això marca la diferència entre créixer amb solidesa o quedar-se enrere.
Escoltem als nostres clients
Demana'ns una reunió per parlar del teu projecte.
1. Defineix les necessitats del teu negoci
Abans de res, i abans de comparar eines, cal mirar cap endins. Què necessites realment? Per ajudar-te, et comparteixo una llista de preguntes que faig sovint als meus clients abans de triar un software de gestió per a pimes:
- En primer lloc, quins processos vols automatitzar?
- A continuació, tens un equip gran o petit?
- Després, quina és la teva previsió de creixement?
- També, necessites integració amb altres eines (com e-commerce, CRM o TPV)?
- Finalment, hi ha requisits legals o sectorials específics que cal tenir en compte?
Amb totes aquestes respostes sobre la taula, t’ajudaran a descartar opcions i, sobretot, a centrar-te només en les que encaixen de debò amb la teva realitat. D’aquesta manera, la teva elecció serà més encertada, eficient i, a llarg termini, rendible.
2. Característiques essencials d’un bon software de gestió
A continuació, t’exposo les funcionalitats imprescindibles que qualsevol software de gestió per a pimes hauria d’oferir:
- Facturació i comptabilitat integrades. És bàsic que estiguin connectades, amb informes clars i automatismes per a impostos i tancaments.
- Control d’inventari. Especialment útil si treballes amb productes físics.
- Gestió de clients i proveïdors. Amb fitxes completes, historials i sistemes d’alertes.
- Automatització de processos. Per exemple, enviar recordatoris de pagament o actualitzar l’estoc de manera automàtica.
- Accés multiusuari amb rols. Això facilita que l’equip treballi amb autonomia però amb seguretat.
- Quadres de comandament i informes. Perquè puguis veure en un cop d’ull com evoluciona el negoci.
Aquestes funcionalitats cobreixen la majoria de casos. Ara bé, si tens necessitats molt específiques, pot ser que hagis de buscar una eina més vertical.
3. Cloud vs on-premise: què et convé més?
Aquí arriba una de les decisions clau. El debat entre software cloud i on-premise és recurrent, i he treballat amb empreses que han triat ambdós camins. T’exposo les diferències principals:
Cloud (al núvol)
Avantatges:
- No requereix servidors ni manteniment local.
- Accés des de qualsevol lloc i dispositiu.
- Actualitzacions automàtiques i constants.
- Pagament per subscripció, habitualment mensual.
Inconvenients:
- Dependència d’internet.
- Pot implicar costos recurrents elevats a llarg termini.
- Les dades estan allotjades fora de l’empresa (cal revisar polítiques de privacitat).
On-premise (instal·lació local)
Avantatges:
- Control total de les dades i del servidor.
- Sense quotes mensuals (després de la compra inicial).
- Ideal per entorns amb requisits de seguretat molt exigents.
Inconvenients:
- Requereix infraestructura pròpia (servidors, back-ups, etc.).
- Cal personal tècnic o suport extern per manteniments i actualitzacions.
- Menys flexibilitat per accedir remotament.
Per tant, si tens un negoci en creixement i busques agilitat, segurament el cloud serà millor. Però si treballes en un sector com el legal, mèdic o industrial amb normatives estrictes, l’opció on-premise encara pot tenir sentit.
4. Com comparar les opcions disponibles?
Quan ja tens clares les funcionalitats i el tipus d’instal·lació, arriba l’hora de comparar. I aquí és on molts negocis es queden encallats. El truc és fer una taula de puntuació objectiva. Aquí et deixo un exemple simplificat que pots adaptar:
Criteri | Pes (%) | Eina A | Eina B | Eina C |
Preu | 20% | 7 | 8 | 6 |
Facilitat d’ús | 15% | 9 | 6 | 8 |
Funcionalitats específiques | 25% | 8 | 7 | 9 |
Suport i servei tècnic | 15% | 6 | 9 | 7 |
Integració amb altres eines | 15% | 7 | 6 | 8 |
Escalabilitat i mobilitat | 10% | 9 | 7 | 8 |
Amb una taula així, cada empresa pot decidir segons els seus valors. No hi ha una eina “universal”; l’important és trobar la millor per al teu context.
5. Com implementar el nou software sense caos
Tot i que triar és important, cal subratllar que la implementació encara ho és més. De fet, he vist projectes fracassar precisament per culpa d’una implantació desorganitzada. Per aquest motiu, si vols evitar mals de cap innecessaris, et recomano seguir aquestes accions claus:
- En primer lloc, fer una prova pilot amb un equip reduït, ja que permet detectar problemes a petita escala.
- A continuació, formar bé tot l’equip abans d’obligar el canvi, per tal que ningú se senti perdut en el procés.
- Tot seguit, establir un calendari amb fases i responsables, de manera que tothom sàpiga què ha de fer i quan.
- Finalment, tenir suport tècnic a mà durant el primer mes, per si apareixen dubtes o incidències inesperades.
D’altra banda, no oblidis mai que el canvi digital és tant tecnològic com humà. Per tant, cal anticipar resistències internes. Tot i així, si es gestiona bé, els resultats arriben molt més ràpid del que sembla. Amb una bona planificació, l’adopció de noves eines pot ser una oportunitat per reforçar l’equip, no una amenaça.
Conclusió
En resum, escollir un software de gestió per a pimes no és només una qüestió tècnica: sinó que, sobretot, és una aposta estratègica. Gràcies a aquesta elecció, podràs optimitzar recursos, detectar oportunitats i, alhora, créixer amb més control. A més, et donarà la tranquil·litat necessària per afrontar canvis o crisis amb eines robustes i fiables.
Si encara no tens clar per on començar, o bé vols ajuda per valorar les opcions que ja estàs considerant, a wwwarcelona.com t’oferim un servei complet d’assessorament digital per a pimes. Des del primer moment, t’acompanyem en tot el procés, des de la selecció fins a la implantació, perquè, així, no hagis de fer-ho sol. Amb nosaltres al teu costat, el teu software de gestió per a pimes deixa de ser un maldecap i es converteix en un actiu realment estratègic.